Langeland Kommune stod med lidt af en administrativ udfordring, da kommunen på mindre end otte måneder gik fra at stå for driften af 6 asylcentre til pludselig at skulle drive 20 centre i Syddanmark.At drive 20 asylcentre, med tilsammen mere end 3.000 asylsøgere, kræver systematik og en detaljeret planlægning i den daglige drift, når der skal håndteres opgaver som modtagelse af asylsøgere, transport, (IT)logistik-, service- og rullende vedligeholdelsesopgaver samt indkøb af inventar.
Løsningen blev en samarbejdsaftale med it-leverandørvirksomheden iSpoc, der har leveret en enkelt og fleksibel serviceplatform, som bl.a. giver en øget automatisering af serviceaktiviteterne i de enkelte asylcentre.
Nemmere at planlægge
-Enkelthed og fleksibilitet er nøgleordene, når vi snakker om vores IHLP-løsning. Med løsningen til Langeland Kommune har vi sikret os, at asylcentrene får et bedre overblik over de mange dagligdags opgaver. En lang række processer bliver automatiseret, og forretningsgangen bliver lettere at håndtere, forklarer Casper Bøgeholdt Andersen, managing director i iSpoc.
Ifølge Casper Bøgeholdt Andersen har Langeland Kommune fået en brugerstyret serviceløsning med mulighed for en højere grad af systematisering af de enkelte opgaver og arbejdsfunktioner. Samtidig kan den bruges til koordinerende opgaver på tværs af asylcentrene.
Overblik var afgørende
Da Langeland Kommune skulle finde et system, der kunne håndtere de mange forskelligartede opgaver i asylcentrene, var det bl.a. vigtigt, at systemet kunne lette kommunikationen både internt og på tværs af de mange asylcentre. Samtidig ønskede man at få et rapporteringsværkstøj, der kunne vise ledelsen, hvor i organisationen ressourcerne bliver brugt mest effektivt.
-Tidligere har vi brugt megen tid og ressourcer på at håndtere en endeløs række af emails, men med den nye løsning forventer vi, at kunne spare tid. Samtidig kan alle medarbejdere nu følge de enkelte arbejdsopgaver fra start til slut, fortæller centerleder Ulrik Pihl fra Langeland Kommune.
Ulrik Pihl forklarer videre, at hovedessensen med implementeringen af den nye serviceaftale har været, at skabe mere overblik, både hos den enkelte medarbejder og den enkelte afdeling, men også på tværs af hele organisationen.
For med driften af 20 asylcentre mistes overblikket hurtigt over alle de opgaver, som ligger og venter eller som er igangsat, men endnu ikke afsluttet.
-I en organisation som vores er det vigtigt, at vi får nogle systemer, som skaber en ensartethed og et overblik. Med IHLP-løsningen fra iSpoc kan medarbejderne melde ind til Servicedesk, at der er opgaver som skal løses, og alle kan følge med i, hvor i processen opgaven befinder sig. Det sparer os for en masse tid og en masse (email) korrespondance.
Ifølge Ulrik Pihl skal IHLP-løsningen bl.a. bruges til at styre opgaver som inventarbestilling, reparations- og vedligeholdelsesopgaver.
Læs mere her
tags: Langeland, virksomhed, fleksibilitet, kommunikation, organisation,
Ingen kommentarer:
Send en kommentar